Behandling av arbetssökandes personuppgifter

1) Allmänt

• Denna informationstext beskriver hur GRAM Hotels samlar in och behandlar personuppgifter om dig som söker en tjänst hos GRAM Hotels; antingen en utannonserad ledig tjänst eller genom att lämna in en spontanansökan. Med ”Personuppgifter” avses alla uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en person som är i livet.
• Avseende behandlingen av Personuppgifter om dig, som har sökt en tjänst hos Hotel Skansen i Båstad, Hotel Riviera Strand eller Torekov Hotell.
• När hänvisning nedan görs till ”GRAM Hotels”, ”vi”, ”vår” eller ”oss” ska det förstås som en hänvisning till det bolag inom koncernen som är personuppgiftsansvarig för den aktuella behandlingen.
• Din integritet är viktig för oss och vi arbetar hårt för att följa tillämplig dataskyddslagstiftning och för att skydda dina rättigheter. Denna informationstext beskriver, bl.a., vilka uppgifter vi samlar in om dig, hur dina Personuppgifter behandlas och för vilka ändamål vi samlar in och använder Personuppgifterna. Denna informationstext anger också vilka rättigheter du har och hur du kan kontakta oss angående användningen av dina personuppgifter.

2) Vilka typer av Personuppgifter behandlar vi?

Vi kommer att behandla personlig information och kontaktinformation om dig, som vi har efterfrågat eller som du har lämnat skriftligen eller muntligen. Vi kommer inte att samla in några Personuppgifter om dig från någon tredje part, bortsett från eventuell rekryteringsfirma som vi anlitar för tillsättande av en tjänst. Den personliga informationen och kontaktinformationen består av namn, födelsedatum, adress (inklusive e-postadress), telefonnummer, nuvarande tjänst (om sådan finns) och CV (inklusive bild om du har tagit med en bild på dig i ditt CV).

3) Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

GRAM Hotels behandlar Personuppgifter om dig för att kunna bedöma din jobbansökan och för att bestämma om vi vill erbjuda dig en tjänst hos GRAM Hotels.

4) Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

4.1) Ansökan till en utannonserad ledig tjänst eller om du går vidare till en arbetsintervju

Den rättsliga grunden för att behandla Personuppgifter som vi mottar i anslutning till en rekryteringsprocess avseende en utannonserad ledig tjänst, eller om du efter en spontanansökan går vidare till en arbetsintervju är att behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett (anställnings-)avtal med dig sluts.

4.2) Spontanansökan och Personuppgifter som lagras för framtida rekryteringsprocesser

Den rättsliga grunden för att behandla Personuppgifter som vi mottar genom en spontanansökan i fall då vi inte har några lediga tjänster att erbjuda, eller som vi lagrar efter en avslutad rekryteringsprocess (avseende en position som har tilldelats en annan sökande) är ditt samtycke som du har lämnat till sådan behandling.

5) Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

Dina Personuppgifter kommer att sparas så länge rekryteringsprocessen pågår och under en därpå följande period om maximalt tre (3) år, under vilken GRAM Hotels kommer att behålla Personuppgifterna för att försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk. Om vår behandling av dina Personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kommer vi att behålla dina Personuppgifter fram till dess att du återkallar ditt samtycke. Vi kommer dock under alla omständigheter att radera dina Personuppgifter om vårt ändamål med behandlingen av uppgifterna upphör.

6) Vem lämnar vi ut dina Personuppgifter till?

Endast sådana av GRAM Hotels anställda och, i tillämpliga fall, externa rekryterare som är direkt inblandade i en relevant rekryteringsprocess kommer att ges åtkomst till dina Personuppgifter. Vidare kan övriga bolag inom GRAM Hotels-koncernen samt vissa av GRAM Hotels tjänsteleverantörer, inklusive leverantörer av IT-system, ges åtkomst till dina Personuppgifter. GRAM Hotels kan komma att anlita ett personuppgiftsbiträde för att behandla Personuppgifter för GRAM Hotels räkning. GRAM Hotels är ansvarigt för att säkerställa att personuppgiftsbiträdets behandling är i linje med de legala krav som gäller för behandlingen.

Personuppgifter kan lämnas ut av GRAM Hotels om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara på våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

GRAM Hotels behandlar eller överför i regel inte Personuppgifter till land utanför EU/EES, men om vi t.ex. har en underleverantör i ett land utanför EU/EES kan överföring av Personuppgifter utanför EU/EES ske även om landet i fråga, enligt EU-kommissionen, inte har ett adekvat skydd för Personuppgifter. GRAM Hotels kommer i sådana fall vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa en hög nivå av skydd för dina Personuppgifter samt efterlevnad av tillämpliga EU/EES-regler.

7) Säkerhet och skyddande av personuppgifter

GRAM Hotels vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. GRAM Hotels utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna. Vidare ser GRAM Hotels till att begränsa åtkomsten till Personuppgifterna till sådana delar av personalen som behöver ges tillgång till uppgifterna för att ändamålen som beskrivs i denna integritetspolicy ska kunna uppfyllas.

Vi utbildar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor. Har ni direkta frågor om hur vi arbetar med dataskyddsförordningen (GDPR) – kontakta oss på privacy@gramhotels.se  – skriv “Personuppgifter” i ämnesraden.

8) Dina rättigheter

GRAM Hotels kommer att, på din begäran eller när GRAM Hotels upptäcker det, korrigera eller radera felaktig eller ofullständig information. Du har även rätt att utan avgift få ett utdrag som visar vilka Personuppgifter som behandlas om dig och en kopia av dessa Personuppgifter.

Under särskilda omständigheter (vilka framgår av tillämplig dataskyddslagstiftning) har du rätt att be GRAM Hotels begränsa användningen av dina Personuppgifter eller radera dina Personuppgifter. Du har under vissa förutsättningar, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, även rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut och överföra dina Personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Om GRAM Hotels behandlar Personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom ett skriftligt meddelande till GRAM Hotels. Ett sådant återkallande gäller fortsatt behandling och inte retroaktivt. Du görs dock uppmärksam på att återkallande av samtycke inte påverkar behandling som grundas på annan laglig grund än samtycke.

Om du skulle vara missnöjd med vår behandling av dina Personuppgifter så får du gärna i första hand kontakta oss så ska vi göra vårt bästa för att tillmötesgå dina synpunkter. Din integritet är väldigt viktig för oss och vi strävar alltid efter att behandla dina Personuppgifter på bästa och säkraste möjliga sätt. Om du anser att vi brister i våra ambitioner har du rätt att inge eventuella klagomål angående vår behandling av dina Personuppgifter till Datainspektionen.

9) Kontakt

Om du vill utnyttja dina rättigheter som anges ovan eller du har frågor, kommentarer eller klagomål rörande GRAM Hotels behandling av Personuppgifter och efterlevnad av tillämplig dataskyddslagstiftning, kan du kontakta oss på privacy@gramhotels.se  – skriv “Personuppgifter” i ämnesraden. Alternativt kan du komma i kontakt med oss på följande adress:

GRAM Hotels
Att: Personuppgifter
Box 1073
269 21 Båstad